Dokumentenablage zentral an einem Ort

Die Pflicht zum digitalen Vorhalten von Lohnabrechnungsunterlagen besteht bereits seit dem 01.01.2022. Eine detaillierte Übersicht der geforderten Unterlagen können Sie dem Gesetz direkt entnehmen (§ 8 Abs. 2 BVV).

Somit müssen Sie die Dokumente in jedem Fall digital und gemäß den Anforderungen des § 8 Abs. 2 BVV aufbewahren. Zusätzlich sind Sie weiterhin verpflichtet, die Lohnabrechnungsunterlagen bis zu 10 Jahre bereitzuhalten. Wieso also nicht alles zentral an einem Ort speichern, der auch die weiteren Bedürfnisse rund um die Lohnabrechnung erfüllt?

DSGVO-konform

Neben der täglichen Arbeit werden Ihre Unterlagen DSGVO-konform und gemäß den Anforderungen der deutschen Rentenversicherung monatlich archiviert. Durch Verschlagwortung können die Dokumente für die Betriebsprüfung den Mitarbeitenden und dem entsprechenden Sachverhalt eindeutig zugeordnet werden.

Um die Vorlage der Dokumente gewährleisten zu können, werden Daten erst nach Ablauf der 10-Jahres-Frist gelöscht. Dadurch haben Sie auch weiterhin Zugriff auf die Unterlagen ehemaliger Mitarbeitender und vergangener Abrechnungsperioden. Sofern Ihre Mitarbeitenden über eigene Zugänge verfügen, bleiben diese für den Download der eigenen Unterlagen nach dem Austritt erhalten.

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